1. Biên bản cuộc họp là gì?

Các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành không có giải thích cụ thể về biên bản và biên bản cuộc họp nhưng xuất phát từ mục đích sử dụng và nội dung cụ thể của biên bản có thể hiểu: Biên bản cuộc họp là văn bản ghi lại thời gian, địa điểm, nội dung, diễn biến, tình tiết và ý kiến của mỗi người trong cuộc họp. Từ đó, là sơ sở tiền đề để giải quyết các vấn đề phát sinh tiếp theo và có thể dùng biên bản để chứng minh ý kiến của các bên tham gia phiên họp trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi cần thiết.

Biên bản cuộc họp có đặc điểm sau đây:

- Không phải là văn bản quy phạm pháp luật;

- Không có giá trị bắt buộc thi hành;

- Mang tính tường thuật, ghi lại;

- Nội dung có thể linh động tùy từng trường hợp.

2. Nội dung cơ bản của biên bản cuộc họp

Bởi vì biên bản cuộc họp không phải là văn bản quy phạm pháp luật nên không có mẫu chung và pháp luật không quy định bắt buộc các nội dung cần phải có trong một bản biên bản nhưng để thực hiện đủ vai trò và ý nghĩa của mình thì một bản biên bản cuộc họp cần phải có những nội dung cơ bản như sau:

Thứ nhất, nội dung về thời gian địa điểm xảy ra sự kiện cuộc họp (giờ, ngày tháng năm, địa điểm);

Thứ hai, thành phần tham dự cuộc họp: Trong đó, nêu rõ vai trò của mỗi người như: Tổng số người tham gia, số lượng người có mặt hoặc vắng mặt so với thông báo triệu tập, đại biểu được mời tham dự.

Thứ ba, thông qua các chức danh lãnh đạo, điều hành cuộc họp hoặc nêu rõ nhiệm vụ của mỗi người tham gia cuộc họp như: Chủ tịch điều hành, thư ký giúp việc cho cuộc họp và các thành viên khác.

Thứ tư, chủ tịch điều hành cuộc họp hoặc người có thẩm quyền triệu tập cuộc họp thông báo lý do/khai mạc cuộc họp.

Thứ năm, các nội dung cuộc họp được triển khai (người ghi biên bản cần phân chia theo từng đề mục và tóm tắt nội dung cuộc họp ngắn gọn, đầy đỷ ý).

Thứ sáu, ý kiến của các bên tham gia cuộc họp.

Thứ bảy, chữ ký thông qua biên bản của những người tham gia cuộc họp hoặc người có thẩm quyền.

3. Mẫu biên bản cuộc họp

BIÊN BẢN CUỘC HỌP

Về việc …………………………………

Hôm nay, vào hồi … giờ … phút ngày … tháng … năm …, tại trụ sở cơ quan/công ty …………

Diễn ra cuộc họp với nội dung như sau:

I. Thành phần tham dự cuộc họp:

Chủ trì/chủ tọa: Ông/bà: ………………………….. Chức vụ: ……………………..

Thư ký/người ghi biên bản: Ông/bà: …………………… Chức vụ: ………………..

Thành phần khác:

………………………………………………………

II. Nội dung cuộc họp

Chủ tọa thông qua lý do triệu tập cuộc họp.

Điểm danh số lượng thành phần tham gia cuộc họp.

Thông qua các nội dung cần phải xin ý kiến hoặc thảo luận tại cuộc họp.

Yêu cầu các thành viên tham gia hoặc đại biểu phát biểu ý kiến về các nội dung đã thảo luận.

Kết luận cuộc họp.

III. Kết thúc cuộc họp

Cuộc họp kết thúc vào lúc … giờ … phút, ngày … tháng … năm …

Nội dung cuộc họp đã được các thành viên thông qua.

Biên bản này được lập thành … bản.